İhbar Bildirim Hattı Aydınlatma Metni
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında İhbar Bildirim Hattı Aydınlatma Metni
A. Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı
Element Uluslararası Nakliyat Lojistik ve Turizm İthalat İhracat Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket”) olarak kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a (“Kanun”) uygun şekilde işlenmesine ve saklanmasına büyük önem vermekte, kişisel verilerinizin güvenliğini büyük bir hassasiyetle sağlamaktayız.
Kanun kapsamında işlemiş olduğumuz kişisel veriler bakımından sizlere, bir başka ifadeyle kişisel verileri işlenen ilgili kişilere karşı “veri sorumlusu” sıfatını taşımaktayız. Bu doğrultuda sizleri işbu aydınlatma metni ile kişisel verilerinizin toplama, işleme, amaçlarımız, yöntemlerimiz ve sizlerin Kanun’dan kaynaklanan haklarınızla ilgili bilgilendirmek isteriz.
İşbu aydınlatma metni, Kanun’un 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusu olarak bizlerin kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde kişisel verileriniz için yapılan açıklamalar, özel nitelikli kişisel verilerinizi de kapsamaktadır.
B. Kişisel Verileriniz, Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik olan yöntemlerle bilişim sistemleri ve veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, Şirket ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek dijital ortamda muhafaza altında tutulacaktır. Kişisel verileriniz Şirket tarafından, 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca “c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmekte ve aktarılmaktadır.
C. İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları
Aşağıda kategorileri yer alan Kişisel verileriniz yasal yükümlülükler gereği güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanununa uygun bir şekilde ve yine aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenmektedir.
Kimlik Verisi: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (örn. ad soyad)
İletişim Verisi: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (örn. e-posta verisi)
İşlenme Amaçları;
Şirket olarak etik ilkelere, yasalara, insan haklarına ve çevresel sorumluluklara bağlılığımızın bir göstergesi olarak, Şirketimiz ile hukuki ilişki içerisinde bulunan çalışanlarımızın, iş ortaklarımızın, paydaşlarımızın ve diğer tüm 3. kişilerin yolsuzluk, rüşvet, taciz, ayrımcılık, çevresel ihlaller veya diğer uygunsuz uygulamalara ilişkin endişelerini paylaşabilmeleri amacıyla “İhbar Bildirim Hattı” oluşturulmuştur. İhbar bildirim hattı üzerinden tarafımıza yapmış olduğunuz bildirimlerin işleme alınabilmesi, denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iç denetim/ soruşturma / istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini amacıyla yukarıda belirtilen kişisel verileriniz işlenecektir.
D. Kişisel Verilerinizin Aktarılması
Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, kişisel verilerinizi yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda talep amaçlarıyla sınırlı olarak gerektiğinde;
• yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
Kanun’un 8. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aktarılabilecektir. Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır.
E. Veri İşleme ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Şirket ve Şirket’e bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır. Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda Şirket uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl süreyle saklanmakta olup sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
F. İlgili Kişinin Hakları
Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sahipleri olarak sizler,
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Söz konusu haklarınızı kullanmak istediğiniz takdirde her zaman Şirket ile iletişime geçebilirsiniz. Kanun’dan doğan talepler “İlgili Kişi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; yazılı olarak Adalet Mah. Şehit Polis Fethi Sekin Cad. No: 4 İç Kapı No: 281 Bayraklı / İzmir adresine bizzat elden, iadeli taahhütlü posta, noter kanalıyla tebliğ edebilir veya elektronik olarak [[email protected]] elektronik posta adresine iletebilir veya Kanun’un 13. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülecek diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz.
Şirket, Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerini, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçelendirilir. Şirket iletişim bilgileri işbu aydınlatma metninin sonunda dikkatlerinize sunulmaktadır. Bu bağlamda Şirket, kişisel veri sahibinin Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarını kullanması halinde, ilgili talepleri yerine getirecektir.